Prelucrarea datelor cu caracter personal

INFORMARE cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal conform Regulamentul UE 2016/679

Scopul acestei informari este de a descrie modul in care Evergent Investments SA (Evergent Investments sau Societatea), trateaza datele dumneavoastra personale.
Site-ul www.evergent.ro reprezintă platforma online sub care comunică EVERGENT INVESTMENTS S.A. impreuna cu adresele de corespondenta e-mail mentionate in modulul Contact.
Evergent Investments in calitate de AFIA (Administrator de Fonduri de Investitii Alternative ) este autorizata de Autoritatea de Supraveghere Financiara cu nr. 20/23.01.2018, functioneaza cu respectarea prevederilor Legii nr.74/2015 privind administratorii de fonduri alternative, Legii 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Legii 297 privind piata de capital, Legii 31/1990 privind societatile si a reglementarilor ASF emise in aplicarea legislatiei primare.
Evergent Investments prelucreaza datele cu caracter personal la care are acces în conformitate cu Regulamentul European nr. 679/2016 (în continuare “Regulament” sau “Regulamentul”) privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) în baza obligațiilor legale si a intereselor legitime ale Societății si actionarilor sai.
Societatea vegheaza la respectarea tuturor principiilor prevăzute de Regulamentul nr. 2016/679 privind prelucrarea Datelor cu caracter personal la care are acces.
Prelucrarea Datelor cu caracter personal se realizează prin mijloace automatizate și manuale, cu respectarea cerințelor legale și în condiții care să asigure securitatea, confidențialitatea și respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Definiții

În cadrul prezentului document: „Persoană vizată” sau „Utilizator” însemnă orice persoană fizică identificată sau identificabilă ca urmare a prelucrării datelor cu caracter personal de către Evergent Investments ca urmare a accesării, citirii și utilizării site-ului sau transmiterea de corespondenta e-mail pe una din adresele indicate ale societatii. „Site” înseamnă adresa internet a Societății, respectiv evergent.ro.

Temeiuri legitime prelucrare date cu caracter personal si transmiterea datelor

Evergent Investments prelucreaza date cu caracter personal fie în calitate de entitate reglementată/ autorizată/ supravegheată de ASF, fie în calitate de emitent de valori mobiliare listate pe piața reglementată, fie in calitate de partener contractual, fie în alte cazuri particulare, care pot apărea în activitatea Societății.
Prelucrarea datelor se realizează pentru executarea unei obligații legale, pentru încheierea sau executarea unui contract, pentru protejarea unui interes legitim, interes public sau interes vital, cum ar fi: asigurarea exercitarii drepturilor la informare, la dividend, participare si vot in adunari generale, contactarea dumneavoastră (inclusiv prin poștă, e-mail, fax, mesaje text sau telefon în legătură cu drepturile mentionate).

Persoane vizate si date cu caracter personal prelucrate

Actionari: in concordanta cu Regimul juridic aplicabil, registrul Actionarilor Evergent Investments este mentinut si actualizat de catre Depozitarul Central Bucuresti (www.depozitarulcentral.ro) de la care se preiau la date de consolidare (data de referinta, data de inregistrare, altele) informatii ce cuprind date cu caracter personal corespunzator actionariatului Evergent Investments.
In vederea indeplinirii obligatiilor de informare si de raspuns la corespondenta cu actionarii, se prelucreaza si date preluate de pe site si din corespondenta e-mail cu actionarii (adrese de corespondenta, numere de telefon, etc).
Clienti si furnizori: Evergent Investments incheie contracte cu diversi furnizori sau clienti, respectiv societati de servicii de investitii financiare, operatori de piata, depozitar central, depozitar-custode, furnizori servicii de internet, de utlitati, etc. si altele. In aceste cazuri se proceseaza date cu caracter personal ale persoanelor fizice care reprezinta furnizorul sau posibilul furnizor, clientul sau posibilul client. Aceste date sunt fie publice, fie primite de la respectivii colaboratori.
Evergent Investments administraza sisteme informatice ce gestioneaza aplicatii (vot electronic adunari generale, acces on-line desfasurare adunari generale) la care au acces actionarii (reprezentanti legali ai acestora). Se stocheaza date cu caracter personal despre utilizatori si monitorizam accesul utilizatorilor in aceste sisteme pentru a ne proteja impotriva abuzului asupra sistemelor noastre. Prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul accesarii de catre utilizatori a sistemelor noastre se bazeaza atat pe o obligatie legala a Evergent Investments cat si pe interesul legitim de a asigura o securitate ridicata in domeniul IT si de a contracara abuzul asupra sistemelor noastre.
persoanele fizice care acceseaza
Accesul in sediul Evergent Investments este monitorizat prin sistemul de supraveghere video, in conformitate cu politica de securitate pentru protectie impotriva accesului neautorizat la sisteme si informatii si pentru a asigura securitatea bunurilor si siguranta persoanelor - angajati ai institutiei sau vizitatori. Se utilizeaza sistemul de supraveghere video doar in scop de securitate si control acces.
Categorii de date personale persoane fizice ce pot fi prelucrate:

Date personale de identificare (nume, prenume, domiciliul, resedinta sau adresa unde se primeste corespondenta, telefon, e-mail, CNP, seria si numarul actului de identitate, nationalitate, semnatura olografa, ocupatia/pozitia in cadrul angajatorului, precum si username, log-in si parole utilizatori module adunari generale Evergent Investments).
Informatii legate de detinerile de instrumente financiare de tipul drepturi financiare cuvenite, popriri asupra acestora).

Nu se proceseaza informatii personale sensibile privind sanatatea.

Temei legitim prelucrare date cu caracter personal: prelucrarea datelor cu caracter personal se face pentru ca exista obligatie legala, cum este cazul legislatiei privind piata de capital etc., sau in vederea executarii unui contract ori pe baza consimtamantului persoanei. Prelucrarile de date cu caracter personal se pot face si in temeiul unui interes legitim, atunci cand, conform evaluarii inerne se considera ca prelucrarea este corecta, rezonabila si proportionala cu scopul prelucrarii (de exemplu: monitorizarea prin sistemul de supraveghere video).

Transmiterea de date cu caracter personal catre terte parti: se face doar in conformitate obligatiile ce decurg din cadrul juridic aplicabil, respectiv: catre autoritati publice centrale si locale, catre organe judiciare (instanțelor de judecată, ministerului public, organelor de poliție, executorilor judecătorești etc. dacă aceste date sunt necesare desfășurării unor procese sau anchete judiciare), catre Depozitar Central, Autoritatea de Supraveghere Financiara si autoritatile fiscale – ANAF, catre auditori (in vederea indeplinirii obligatiilor legale de auditare), catre partenerii contractuali cu care societatea a încheiat contracte în vederea plății dividendelor (societăți bancare – agent de plată) sau pentru realizarea altor servicii în interesul acționarilor.
In cadrul relatiilor contractuale, pot fi comunicate date cu caracter personal entitatilor de tip suport (intretinere mentenanta sisteme IT, prestatori servicii dezvoltari software, consilieri, avocati si auditori). Acesti terti au obligatii similare cu Evergent Investments in ceea ce priveste protectia datelor cu caracter personal.

Stocarea datelor cu caracter personal se va face pe durata de timp necesară pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate datele, în funcție de baza legală pe care au fost obținute aceste date și/sau pe perioada pe care prevederile legale aplicabile obligă Societatea să rețină aceste date.
In calitate de AFIA, informatiile in legatura cu activitatea Evergent Investments se pastreaza timp de 10 ani (Legea 24/2017), aceasta nereducand termenele de pastrare (mai mari) prevazute in nomenclatorul arhivistic (intocmit cf. Legii Arhivelor nr 16/1996, Norma ASF 33/2017) avizat de SJANR.

Drepturile dumneavoastră

Regulamentul conferă mai multe drepturi persoanelor cărora li se prelucrează date personale. Astfel, pe lângă drepturile existente în prezent, regăsim și dreptul la portabilitatea datelor sau pe cel de ștergere a datelor. Iată pe scurt care sunt drepturile pe care le aveți:

Dreptul de acces înseamnă că aveți dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm sau nu datele cu caracter personal care va privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la informații privind modalitatea în care sunt prelucrate datele.
Dreptul la portabilitatea datelor se referă la (i) dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și la (ii) dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic si are suport legal.
Dreptul la opoziție vizează dreptul de a va opune prelucrării datelor personale atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau când are în vedere un interes legitim al operatorului.
Dreptul la rectificare se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte. Rectificarea va fi comunicată fiecărui destinatar la care au fost transmise datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate.

MENȚIUNE: Orice modificări de Date cu caracter personal în registrul acționarilor (referitoare la datele de identificare, adresă, transferuri de acțiuni și alte asemenea) se realizează numai de către societatea Depozitarul Central S.A. (www.depozitarulcentral.ro ) în conformitate cu prevederile legale și cu procedurile societății Depozitarul Central S.A.

Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") înseamnă că aveți dreptul de a solicita să vă ștergem datele cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; va retrageți consimțământul și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare; va opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze; datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale; datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale.
Dreptul de a se adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) Persoana vizată are dreptul de a se adresa autorităților competente în cazul în care consideră că prelucrarea datelor cu caracter personal încalcă dispozițiile legale (ANSPDCP: Bld. Gral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod postal 010336, www.dataprotection.ro ).

Precizam ca Evergent Investments nu foloseste procese decizionale individual automatizate si nici nu creaza profiluri.
Puteti sa ne contactati intotdeauna daca aveti intrebari cu privire la prelucrarea datelor dvs. personale trimitandu-ne un e-mail la adresa gdpr@evergent.ro , sau la nr. de telefon (+40) 787.869.305.

Precizam ca EVERGENT Investments este certificat de catre Systema Certificari SRL pentru standardele ISO 27001:2013 si ISO 9001:2008. Systema Certificari SRL este acreditată IAS.